Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.
Cote et paraphe : de quoi s'agit-il ?
La cote correspond à la numérotation des pages d'un livre, d'un registre ou d'un répertoire. Elle a pour objectif d'empêcher la substitution d'une ou plusieurs pages.
Le paraphe, quant à lui, est une signature abrégée faite à une date certaine sur les registres de la société par une autorité compétente. Elle donne un caractère authentique au docuement.
La cote et le paraphe, à eux deux, empêchent toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression d'un document ou d'une page dans le registre.
Attention
La cote et le paraphe doivent être apposés sur les documents sociaux avant leur utilisation.
Quels documents faut-il obligatoirement faire coter et parapher ?
Les documents qui doivent être cotés et paraphés dépendent de la forme juridique de la société :
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des décisions de l'associé unique peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration doit être coté et paraphé.
Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doit également être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance doit être coté et paraphé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doit également être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles edoivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.
Comment faire parapher ou coter un document ?
Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des autorités suivantes :
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Maire ou adjoint au maire
Où s'adresser ?
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Greffier du tribunal de commerce
Où s'adresser ?
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Juge du tribunal judiciaire
Où s'adresser ?
Combien cela coûte-t-il de faire parapher et coter un document ?
Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document.
Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.
Faire coter et parapher un document coûte environ 3 €, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.
